7 stappen naar een betere cashflow

Wil jij jouw cashflow verbeteren? Wil jij in de toekomst je rekeningen op tijd betalen? Wil jij je bankrekening in de toekomst zien groeien? Wil jij met andere woorden meer zuurstof in je bedrijf?

Wil jij concreet weten hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel er buitengaat?

De cashflow, de stand van jouw bankrekening, is de rekening waarmee jij je lopende verplichtingen betaalt: de rente en afbetalingen van leningen, de maandelijks terugkerende kosten, je eigen loon en je buffer opbouwt, je belastingen betaalt.

Een goed inzicht en een verbetering van jouw cashflow is cruciaal voor jouw onderneming. Hoe kan je je kasstroom een boost geven? Hoe lang kan jouw kasstroom een eventuele negatieve invloed aan? Kan jij correct inschatten hoe lang jij als ondernemer een voorkomende lagere binnenkomende geldstroom t.o.v. de buitengaande geldstroom volhoudt? Op elke moment? Ben jij optimistisch in een situatie? Of ben je juist pessimistisch? Onderneem nu een aantal acties om jouw cashflow definitief te verbeteren.

Hier volgen 7 concrete te nemen stappen om meer geld in jouw bedrijf te houden en te vinden.

STAP 1: factureer snel in 5 stappen

1.     Een goede en snelle facturatie verkleint de kans op niet betaling.
Een snelle facturatie kan alleen als de voorgaande stappen concreet zijn ingelost. Het start bij het ondertekenen van een werkbon, een samenwerkingsvoorstel of een offerte met een duidelijke vermelding van prijs en concrete timing van wanneer de facturatie volgt. Bij het aangaan van de samenwerking controleer je het ondernemingsnummer van je klant, het adres en vraagt concreet naar de manier van facturatie bij het aangaan van de samenwerking.
Hoe vollediger je bent vooraf hoe meer het in je voordeel speelt. Hoe sneller de factuur volgt.

2.     Voor de verzending van je factuur kies je voor 2 opties: per post en per mail. Wanneer je deze 2 opties beiden uitvoert, heb je minder kans op het verloren gaan van je factuur. Spamverhalen en de postbode is niet langs geweest kan je dan volledig uitsluiten.
Het vraagt van jou als ondernemer wel een extra inspanning.

3.     Een waardevolle tip om na te gaan als ondernemer of de factuur wel degelijk is ontvangen, is vragen om een actie. Een simpele vraag is daarbij een aanrader zoals: ben je tevreden van de geleverde diensten of producten? Of maak ook andere klanten warm voor onze fantastische producten, door een review achter te laten op ….

4.     Werk met voorschotfacturen of deelbetalingen: deze manier van werken is zowel voor jou als ondernemer als voor de klant een troef, zeker bij grote projecten of grote investeringen. De te betalen bedragen worden behaphaar voor de klant en voor de ondernemers heb je een voorfinanciering op het project.

5.     Als ondernemer zorg je voor een correcte opvolging in je eigen boekhouding zodat je concreet weet wanneer je factuur is verzonden.

STAP 2: Opvolging van de betalingen

Het allerbelangrijkste in een optimale geldstroom is ervoor zorgen dat jouw klanten op tijd betalen. Elke euro die binnenkomt, zorgt voor een positievere cashflow.

Maak goede afspraken met jouw klanten, wees duidelijk en concreet vanaf het begin van je verkoopproces. Je voorkomt veel gedoe rond de te betalen som.

Een goede raad rond ‘geld ontvangen’ is een zeer goed contact creëren met je klant. Hoe beter hij jou kent, hoe sterker het verplichtingsgevoel om de betaling vlot te laten verlopen.

Nog enkele 8 concrete tips: 

1.     Weet wie je klant is, zorg dat je weet met wie je zaken doet. Een check kan hierbij heel belangrijk zijn (betalende checks, contacten leggen via andere ondernemers,

2.     Behandel je klanten zoals je zelf behandeld wil worden. Word niet boos bij niet‑betaling. Ga in gesprek en kijk wat de mogelijkheden zijn. Leg je betalingsafspraken vast via e-mail of op papier.

3.     Is je factuur niet betaald op de overeengekomen datum? Stuur een vriendelijke herinnering naar je klant.

4.     Wat ik nog meer aanraad naast een herinnering op papier, is een telefoongesprek. Op die manier weet je concreter wat er aan de hand is.

5.    Laat je niet van de wijs brengen, het is jouw geld. Durf je eigen geld te vragen.

6.     Noteer de afspraken die je maakt met je klant rond de betaling.

7.     Vraag ook concreet met welk deel van de factuur, indien de betaling achterblijft, hij niet akkoord is. Op dat moment kan al een deel van de factuur afgerekend worden. 

8.     Bewaar iedere betalingsherinnering en de reacties van jouw klant. Stel het gaat mis, dan heb jij het dossier bij de hand. Start een gerechtelijk dossier indien nodig.

STAP 3: Maak een cashflowplanning en cashflowcreatie

Maak een planning en een prognose op de toekomstige inkomsten en uitgaven. Het belangrijkste is dat jij inzicht krijgt in deze maandelijkse inkomsten en uitgaven. Bedenk hierbij altijd dat de gerealiseerde omzet nooit gelijk is aan de ontvangsten. Ontvangsten verkrijg je in de meeste gevallen later dan de binnengehaalde deals.

Meten is weten. Jouw cijfers vertellen jouw businessverhaal. Hoe beter je je cijfers kent, hoe beter je business presteert. In je bedrijf is het geld dat binnenkomt en het geld dat buitengaat (de kasstroom) je energie, je brandstof.

Wanneer je kasstroom laag is, er is weinig cash geld beschikbaar dan is het noodzakelijk om brandstof bij te tanken, dus is het noodzakelijk om een cashflowplanning te maken. Je brandstof of je geldtoevoer aanvullen is je hoogste prioriteit.

Stop met piekeren en maak een planning in actie, een staalname van de ‘geldbalans’ in je bedrijf. En betrek ook je privésituatie in je analyse. Creëer duidelijkheid over jouw financiële status, je reserves en maak een korte-termijn-brandstof-voorspelling. Wees eerlijk en kritisch! Ik stel voor om diepgaande aanpassingen en bezuinigingen door te voeren, als je cashplanning er niet optimaal voor staat.
Ben jij daar niet bij? Prijs je gelukkig. Maar ook dan geldt: meten is weten. Het voordeel is dat vanaf het moment dat je exact weet wat je situatie is, je ook hiernaar kan handelen.

Hoe pak je het aan? Ik heb voor jou een leidraad uitgewerkt: 11 stappen waarmee je aan de slag kan. Hoe minder ‘brandstof’ er aanwezig is in je bedrijf, hoe diepgaander je de stappen dient toe te passen.
Ga direct aan de slag:

1.    Wat staat er momenteel op je bankrekening?

2.    Welke openstaande facturen zijn vervallen? Welke facturen zijn direct betaalbaar? Wat kan je veranderen of verbeteren zodat deze inkomende geldstroom versnelt?
Voer deze aanpassingen uit. Kijk ook naar de gemiddelde betalingshistoriek van je klant. (zie stap 1 en 2 hierboven)

3.    Op welke inkomensstroom uit je bedrijfsactiviteiten kan je wel rekenen?  Wees realistisch.

4.    Welke uitgaven moeten gebeuren? Wat is het concrete bedrag dat je op maandbasis uitgeeft aan vaste kosten?

5.    Welke maandelijkse betalingen gebeuren aan leningen?

6.    Welke variabele kosten (aankoop van goederen en betalen van onderaannemers) heb je elke maand voor de boeg? Hoeveel bedraagt dit bedrag concreet?

7.    Bij een negatieve geldstroom: Kan jij van een andere bron geld injecteren in je bedrijf?

8.    Bij een negatieve geldstroom: Kan jij (nog) goederen verkopen, die je niet meer nodig hebt (bijvoorbeeld stock)? Of op een andere manier, door bijvoorbeeld je klanten te laten weten dat je hun favoriete producten aan huis kan laten leveren?

9.    Is je salaris in verhouding met het binnenkomende bedrijfsgeld? Wat is het maandelijks bedrag dat jij naar je privérekening overschrijft?

10.  Welke kosten gooi je overboord? Wees voorzichtig! Van de kosten die bijdragen tot de efficiëntie van je bedrijf blijf je af.

11.  Heb je groei of uitbreidingsplannen?

STAP 4: Stel jezelf een doel, een financieel doel

Het bijhouden van de cijfers is niet de favoriete bezigheid van jij als ondernemer. Je start met ondernemen omdat je passie hebt voor je vak, een product of een dienst. Financiën is geen prioriteit.

Net als bij sporten is het bijhouden van je prestaties een duw in de rug om het beter te doen. Door de stand van zaken tot in de puntjes bij te houden zijn de kosten, bewuste kosten en zijn de inkomsten, een motivatie tot groei.

Bij het opstellen van je doel kijk jij eerst wat je op het einde van het boekjaar als winstbedrag wil overhouden. Het winstbedrag is het resultaat van je omzet minus je kosten.

Door de kostenposten van vorig jaar kritisch te bekijken, beoordeel je of deze voor het te budgetteren jaar reëel zijn. Je verwachte kosten zijn gekend.

Hoeveel omzet heb je minimaal nodig om deze kosten te dekken?  Hoeveel omzet betekent dit maandelijks? En hoeveel producten of diensten dien je vervolgens te verkopen om je maandomzet te realiseren? Is dit haalbaar? Of zijn je prijzen dan te goedkoop? Of betekent deze calculatie dat je met een te hoge kostenstructuur te kampen hebt?

Deze redenering is superbelangrijk om gerichte en gegronde ondernemingsbeslissingen te nemen. Nu kan je budgetten vaststellen en is de kans groot dat je je vooropgestelde financiële doelen haalt.

STAP 5: Gebruik jouw bedrijfsgeld niet voor persoonlijke doeleinden

Het is een ongelofelijk afgezaagde tip.

Persoonlijke spullen aankopen met je bedrijf is niet echt de bedoeling.  Het geeft een vals beeld van jouw financiële zakelijke situatie en een verkeerd signaal naar jouw klanten, je medewerkers en jezelf.

STAP 6: Het creëren van cashflowrust

Hoe creëer jij voor jezelf een rustgevoel?

Dat is natuurlijk voor iedereen verschillend, maar ik geef je een handige vuistregel mee.

Stel dat je elke maand een gemiddeld uitgavenbedrag hebt van 10.000 euro. Wat betekent dan voor jou rust? Dat je dit bedrag 1x op de rekening ziet staan of 2x of 3x?

Het is een prettig gevoel dat je weet dat je voor 2 of voor 3 maanden reeds alles in huis hebt om de kosten te dekken, zelfs als je geen 1 euro omzet draait

STAP 7: Het niet overbelasten van je cashflow

Als je overweegt om investeringen te doen in materialen, auto’s, nieuwe kantooruitrustingen, dan weeg je af of je deze bedragen leent.

Vanuit je cashflow situatie kan het onverstandig zijn dat je investeringen met eigen ondernemersgeld financiert.
Geld lenen om een krappe cashflow-situatie te financieren is een situatie die slechts tijdelijk interessant is. De rentelasten zijn vrij hoog. Hierdoor geraak je in een vicieuze cirkel terecht. Van deze negatieve spiraal moet je zo snel mogelijk van af.

Een cashflow beheersing is het allerbelangrijkste.  Een goed overzicht hebben over je geld en weten wanneer en hoeveel geld in- en uitgaat is een echte must.

Jij komt nooit meer voor verrassingen te staan. Weten geeft rust en inzicht. Sparren over mijn lievelingsonderwerp? Dat kan, boek hier jouw call.