Heb jij ook last van uitstelgedrag als bouwondernemer?

Uitstelgedrag?

We hebben er allemaal mee te maken. Als we ons gedrag eens heel goed observeren, moeten we één voor één bekennen dat we er ons schuldig aan maken. Ook mijn klanten zijn zich hiervan bewust.
Maar wat doe je eraan?

Zo zat ik een tijdje geleden met een zaakvoerder van een HVAC-bedrijf te praten en van het een kwam het ander.

‘Iedere vrijdagnamiddag houd ik vrij in mijn agenda om samen met mijn assistent de administratie te overlopen. Offertes bespreken en versturen, facturen opmaken volgens de gemaakte vorderingsstaten, inkomende en uitgaande betalingen overlopen … Mijn assistent bereidt dit blok van 3 uur altijd goed voor en toch moet ik bekennen dat het me regelmatig niet lukt om de hele namiddag aan die hoognodige administratie te werken. Het is alsof er altijd wel een reden is om me hier niet mee bezig te houden.
Zo belde vorige week een klant iets na 14 uur om te melden dat hij geen warm water meer had, zijn chauffageketel was uitgevallen. Wat deed ik? Ik sprong zelf in mijn wagen om de interventie aan te pakken, terwijl ik gerust iemand van mijn team erop af kon sturen.’

Openstaande facturen, een groot probleem bij veel ondernemingen, maar vaak zijn de ondernemers zelf de oorzaak waarom een factuur niet betaald wordt.

‘Vaak stelt een klant de betaling van de factuur uit omdat er nog iets afgewerkt moet worden. Ik ben me hiervan bewust en weet ook dat ik gewoon eens een dag moet vrijmaken om alle openstaande punten bij verschillende klanten af te werken. En toch stel ik dit telkens uit. Dit gedrag kost me enorm veel geld, werkgeld dat mijn bedrijf goed kan gebruiken.’  

sister je liever naar deze blog?

Diezelfde chauffagist vertelde ook nog dit.

‘Een medewerker was vorige week bij een klant en belde me over een specifiek probleem met een verwarmingsketel. Ik had niet direct tijd om op zijn vraag te antwoorden en ging dit de dag nadien wel doen, mijn team moest er toch nog langsgaan. Ik kreeg de dag later dus terug telefoon en wimpelde hem terug af. Resultaat? Ik ben de week later zelf nog bij die klant geweest om het probleem te verhelpen. Hoelang had het geduurd om mijn werkman te briefen? 10 minuten en ik deed het niet. Wat heeft het me gekost? Heel veel van mijn eigen tijd, tijd om het zelf op te lossen…’

Een andere klant bekende me met rode kaken dat zijn magazijn geen toonbeeld van orde was.
‘Sorry, het is hier een echte warboel. Nochtans staat het magazijn opruimen en ordenen al meer dan twee jaar op mijn planning. Maar iedere keer zijn er wel belangrijkere zaken die ervoor zorgen dat dit niet gebeurt. Ik besef goed dat dit een dag of twee werk is en dat dit ons nadien veel geld zou kunnen besparen. Soms moeten we meer dan een uur zoeken naar het machine of naar het juiste materiaal. Ik moet me er gewoon eens aanzetten.’

Uitstellen is een rem voor de groei van jouw bedrijf

Procrastination is like a credit card.
It’s a lot of fun until you get the bill.
Christopher Parker

Waarom blijven we zaken vooruitschuiven?
Waarom wachten we om bepaalde problemen op te lossen?
Waarom doen we niet gewoon wat we zouden moeten doen?
Waarom laten we de telefoon rinkelen wanneer een klant belt die al lang op ons antwoord wacht?
Waarom stellen wij zaken uit tot morgen terwijl wij er vandaag de tijd hebben? 

Waarom vertonen we allemaal uitstelgedrag?

Uitstellen is een vorm van zelfsabotage.
Je vindt altijd wel leukere dingen om te doen dan wat er van jou verwacht wordt.

Stop met excuses!
Doe gewoon wat je moet doen.

Wie zaken uitstelt, heeft daar altijd wel een goede reden voor.
We zijn allemaal kampioen in het verzinnen van redenen om iets niet te doen.
Nochtans voelen we ons daar meestal niet goed bij.

De 2 belangrijkste oorzaken van uitstelgedrag

Gebrek aan zelfdiscipline of aan focus

Wanneer je het nut op korte termijn niet inziet van een bepaalde taak of je vindt wat je moet doen super saai, dan is alles wel goed om dit niet te doen.
Taken waar je blij van wordt stel je meestal niet uit.
Wist je dat je van uitgestelde taken ongelukkig en moe wordt?Je weet dat je iets moet doen, maar je doet het niet. Op den duur word je al moe van er nog maar aan te denken.

Angst

Sommige perfectionisten stellen een taak vaak uit omdat ze het pas willen doen als ze het goed kunnen uitvoeren. Of dat maken ze zichzelf toch wijs.
O, ik moet eerst nog dit, of ik moet eerst nog dat voordat ik die opdracht tot een goed einde kan brengen.
Hoge prestatiedruk is vaak een trigger om niet te starten of om iets af te werken.

De gevolgen van uitstellen zijn niet te onderschatten

Stress, slapeloze nachten, frustraties, gebrek aan eetlust…
Allemaal mogelijke gevolgen van uitstelgedrag.
Je komt zo in een vicieuze cirkel terecht.
Geen goesting, geen energie meer en al zeker geen motivatie.

Hoe vermijd je uitstelgedrag? Hoe doe je wat je moet doen?

=> Goed is goed genoeg
Weet dat je niet alles 100 % perfect moet uitvoeren.
Enkel jij weet wat 100 % is, de meesten zijn al met veel minder tevreden.
Wacht niet tot op het ‘juiste’ moment. NU is het moment.
 
=> Wees alert wanneer je uitstelgedrag vertoont
Observeer jezelf.
Waarom doe je bepaalde dingen niet?
Waarom werk je een bepaalde taak niet af?
Wat houd je tegen?

Is dit omdat je daarvoor naar iemand moet bellen die je niet ligt?
Moet je hiervoor nog research doen of iemand anders inschakelen?

Detecteer wanneer jij stopt met handelen en verzet je ertegen.

=> Zoek een ‘partner in crime’
Vertel aan iemand wat je nog moet doen. Zo heb je iemand waar je verantwoording aan moet afleggen wanneer je het niet doet.
Werk met deadlines voor jezelf en betrek hier iemand anders bij.
Kom jij je afspraak niet na, dan heb jij rode kaken.

=> Bedrieg jezelf niet
Verspil geen tijd met te doen alsof je aan het werk bent.
Noteer hoeveel tijd je voor een bepaalde taak nodig hebt, plan dit in je agenda en voer dit uit.
Punt andere lijn.

=> Maak een to-dolijst van zaken die je al lang uitstelt
Een to-dolijst is een krachtig instrument.
Zaken op het lijstje afvinken geven een voldaan en tevreden gevoel.
Plan daarom uitdagende of moeilijke taken onmiddellijk in en wees daarin realistisch.
Hoe sneller je deze taak afvinkt, hoe sneller je gemotiveerd geraakt om aan de andere to do’s te beginnen.

=> Kap een uitdagende taak in stukken

Iets wat veel tijd in beslag neemt, stellen we vaak uit.
Je kan dit nochtans vermijden.
Hoe?
Door de opdracht in kleine deeltaken onder te verdelen.
Zo kan je dit stapje voor stapje afvinken en uiteindelijk raakt alles af.
Vergeet jezelf nadien ook niet te belonen.

=> Vermijd afleiding
Kan je het niet laten om regelmatig naar je telefoon te kijken of je mails te checken op de computer? Zet dan je telefoon of mailbox uit.
Stoort de radio jou?
Werk dan in stilte.
Weet wat jou uit je concentratie haalt en vermijd dit zoveel mogelijk.   

=> Doe onmiddellijk wat minder dan 5 minuten in beslag neemt
Korte taken die minder dan 5 minuten duren, voer je direct uit.
Die hoef je niet op jouw to dolijst te zetten.
Weg is weg, die kleine taken die je direct uitvoert, geven je een instant gevoel van geluk.

=> Volg je eigen bioritme
Weet wanneer je het meest productief bent.
Ben je een ochtendmens of een avondmens?
Doe dan de moeilijkere en meest vervelende taken op de momenten die het beste passen bij je eigen levensritme.

=> Verander je mindset
Bekijk je to-dolijst niet als een berg waar je je niet overziet.
Wel als een opportuniteit om zaken op te lossen, niet als een verplichting.
Bekijk de taken als uitdagingen en niet als problemen.
En kies je er dan toch voor om ze uit te stellen, leg je er dan bij neer.
Het heeft geen zin om hierover te zitten kniezen. Jij kiest wat je doet.
Hoe positiever je de lijst bekijkt, hoe makkelijker je hem zal kunnen afvinken.

Ben jij een uitsteller?
Durf jij bepaalde taken op de lange baan schuiven?

Ja, ik heb hulp nodig om mijn bedrijf constructief aan te pakken :).

Hallo, ik ben Ilse Dieltjens, ik help ondernemers uit de bouwsector. Ooit maakte ik van mijn schrijnwerkerij in enkele jaren tijd een miljoenenbedrijf door het financieel plan te koppelen aan een haalbaar marketingplan. Als auteur schreef ik mee aan de Vlaamse versie van Profit First en combineer cijfers en marketing als geen ander. Recent bracht ik het boek Werk slimmer, Verdien meer op de markt waar ik, samen met jou, de mol in jouw bedrijf ontmasker. Als businesscoach (aka -mentor) hou ik mijn klanten een spiegel voor en reik ik concrete to do’s aan met een no-nonsense aanpak.